A nova norma moderniza itens referentes à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e ao Controle de Ponto Eletrônico. Empresas têm até novembro se adequarem.
A portaria nº 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), publicada no dia 08 de novembro de 2021 pelo Diário Oficial da União, é uma norma que foi criada para atualizar e modernizar itens referentes à Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e ao Controle de Ponto Eletrônico. De forma geral, ela revisa e consolida diversas regras trabalhistas, incluindo as normas de fabricação e uso dos Sistemas Eletrônicos de Registro de Jornada de Trabalho.
A portaria faz parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais e aprimora, especialmente, as regras que antes eram previstas pelas portarias 373 e 1510.
De acordo com Thomas Carlsen, COO e co-fundador da mywork, startup especializada em controle de ponto online e gestão de rotinas do departamento pessoal, as empresas devem ficar atentas ao prazo para se adequarem às novas regras. “Os sistemas têm o período de um ano para se adequarem às novas regras da Portaria 671 contando a partir da data de publicação. Já as empresas têm até novembro de 2022 para estarem alinhadas às novas exigências”, aponta o executivo.
Entenda as mudanças em relação às portarias 373 e 1510?
Até novembro de 2021, a portaria 373 era a norma que organizava e regulamentava os sistemas alternativos de controle de ponto, como, por exemplo, o controle de ponto por aplicativo. Já a portaria 1510 regulamentava a adoção de sistemas de controle de ponto eletrônico e era, inclusive, conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.
A portaria 671 substitui as 373 e 1510, sendo agora a única reguladora do controle de ponto nas empresas. Ela reúne e aprimora as regras contidas nas portarias 373 e 1510 para não causar confusões.
A principal transformação trazida pela Portaria 671 sobre o controle de ponto eletrônico foi a nova classificação dos pontos eletrônicos. Ou seja, agora, existem três tipos de registradores de ponto: o REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa). Entenda as particularidades de cada um a seguir:
REP-C Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
O REP-C nada mais é do que o Registrador Eletrônico de Ponto físico, tradicionalmente utilizado nas empresas. Também conhecemos este aparelho como Relógio de Ponto (aquele mesmo da portaria 1510). A portaria 671 define que este aparelho:
- deve estar sempre disponível no local de trabalho;
- deve estar disponível para extração e impressão de dados para o Auditor Fiscal;
- apenas os funcionários da mesma empresa devem utilizar o mesmo aparelho, exceto em casos de trabalho temporário e empresas do mesmo grupo econômico que compartilham o mesmo local de trabalho.
REP-A Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
O REP-A está previsto no artigo 77 da portaria 671 e é o conjunto de equipamentos e softwares que são usados para registrar a jornada de trabalho, autorizados por convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. É este artigo da portaria 671 que substitui a portaria 373. Algumas regras previstas para o REP-A são:
- deve registrar fielmente as marcações de horários realizados pelos funcionários, sem permissão para alteração destes registros;
- não pode autorizar nenhum tipo de restrição para marcação dos pontos dos funcionários;
- deve emitir o Arquivo Fonte de Dados (AFD) quando solicitado pelo Auditor Fiscal. O arquivo também deve receber uma assinatura eletrônica com certificado digital válido.
REP-P Registrador Eletrônico Via Programa
Uma novidade da portaria 671, o REP-P inclui também todos os coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.
Segundo o artigo 78 da nova portaria, o REP-P pode ser executado em um servidor próprio ou em ambiente de nuvem com um certificado de registro. Ele deve ser usado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e precisa ter a capacidade de emitir os documentos decorrentes da relação de trabalho.
Além disso, o REP-P precisa ser apto a realizar controles de natureza trabalhista e fiscal referentes à entrada e saída dos funcionários do local de trabalho (no caso, o arquivo AFD. Por fim, o REP-P também deve emitir o comprovante de ponto de forma impressa ou digital.
