Como organizar notas fiscais da empresa

Confira as dicas da Qipu para manter suas obrigações fiscais em dia

Por Carol Sanches

Manter as NFs organizadas é uma prática de extrema importância para as empresas. Isso porque, ao fazer isso, poupa-se tempo na hora de precisar comprovar alguma transação para um cliente, fornecedor ou para o Fisco. Fazer a organização desses documentos ajuda também a garantir celeridade aos processos do departamento fiscal e contábil da empresa, além de manter-se em dia com as obrigações legais.

1 – Crie pastas para as NFs impressas e digitalizadas

A primeira dica de como organizar notas fiscais de uma empresa é a criação de pastas para as NFs, sejam elas impressas ou digitais.

Categorize as notas fiscais por mês, ano, cliente, produto ou qualquer outro critério que você julgar relevante.

Controle seus indicadores e atinja os objetivos da sua empresa.

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No caso das NFs impressas, você pode, por exemplo, separar caixas para cada ano e dentro dessas caixas as pastas para cada cliente. Já com as notas digitalizadas, fica mais fácil criar pastas e sub-pastas no computador.

2 – As notas fiscais com mais de cinco anos podem ser descartadas

Por lei, as empresas são obrigadas a armazenar suas notas fiscais por até cinco anos para caso o Fisco as solicite.

Portanto, busque separar as notas fiscais com mais de cinco anos para evitar perder tempo na hora de procurar as notas que realmente interessam a Receita Federal.

3 – Verifique a autenticidade das notas fiscais

Verificar se as notas recebidas são autênticas é importante para evitar problemas com o Fisco brasileiro.

Para isso, basta acessar o site da Fazenda e consultar a nota fiscal pela chave de acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

4 – Faça um backup das suas notas fiscais

É sempre bom poder contar com cópias de segurança das suas notas fiscais para caso algum imprevisto aconteça. Se você possui notas impressas, faça a digitalização delas. Após digitalizá-las, salve-as em um HD externo, pendrive ou até mesmo na nuvem.

5 – Invista em treinamentos da equipe

É fundamental que todos os colaboradores saibam como proceder em relação aos processos de organização das notas fiscais. Se cada um resolver fazer do próprio jeito, as coisas viram uma bagunça e a empresa pode sofrer prejuízos.

Nesse sentido, promova treinamentos com as equipes que lidam com as NFs e oriente-as sobre as rotinas, fluxos de trabalho e procedimentos que envolvem as NFs.

Seus colaboradores precisam conhecer detalhes da legislação, como o regime tributário adotado pela empresa e as alíquotas que deve recolher em cada nota, em função desse regime.

Sem isso, sua empresa corre o risco de receber multas ou ser alvo de uma fiscalização rigorosa. Dessa forma, não deixe de investir no treinamento e na capacitação de sua equipe.

6 – Delegue a organização das NFs para colaboradores específicos

Quanto mais pessoas atuarem no manejo e organização das notas fiscais, mais desorganizado esse processo tende a ficar.

Por isso, além de estabelecer procedimentos padronizados e dar os devidos treinamentos à equipe, é importante que você defina quem serão os responsáveis por manter as NFs organizadas.

Defina um líder desse processo, um responsável por seu correto andamento e que vai responder por isso.

7 – Utilize a tecnologia a seu favor

Felizmente, com os avanços da tecnologia, você pode contar com sistemas de gestão capazes de ajudar o seu departamento fiscal e contábil a organizar melhor as notas fiscais.

Isto é: automatize a gestão de notas fiscais!

Com esses softwares, é possível otimizar processos e automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, além de outras tarefas do departamento financeiro, como o fluxo de caixa, por exemplo.

Dessa forma, economiza-se tempo e reduz os riscos de falhas.

Além disso, essas plataformas tecnológicas permitem que pessoas autorizadas possam acessar as notas fiscais de qualquer lugar e a qualquer momento.

Vale ressaltar também que esses sistemas de gestão armazenam as NFs na nuvem com total segurança, blindando seus documentos de invasões e ataques de hackers.

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