Como manter as equipes próximas em um momento tão importante?
Por Rhuan Willrich
A Black Friday está se aproximando e o ano de 2020 trouxe com ele diversos aprendizados e adaptações. Com a Covid-19, as empresas aderiram massivamente ao trabalho remoto, ao distanciamento social e acompanharam também o impulsionamento das vendas online.
Por isso, vamos conversar hoje sobre como sua empresa pode superar a distância, seja do time interno, fornecedores e parceiros da loja virtual, para obter o maior sucesso possível na data mais importante do ano para o e-commerce. A seguir, você encontra alguns tópicos como ponto de atenção para a sua organização. Esperamos que seja útil!
1. Certifique-se do engajamento e disponibilidade dos times
O e-commerce tem crescido e o ritmo tem acelerado. Mas nem por isso os times e profissionais estão no mesmo ritmo. Vale lembrar que com tantas mudanças de hábitos e comportamentos, os profissionais são impactados com ansiedade, insegurança, preocupações financeiras com a instabilidade econômica, cuidado com as crianças e familiares, entre outros.
Tenha o seu time e seus parceiros bem mapeados e faça conversas com regularidade. Entenda o momento certo de acelerar e o de segurar. Dê tempo e espaço para que todos tragam suas inseguranças e para que o projeto flua bem, mesmo em período de pandemia.
Alinhe propósito e o sentimento de pertencimento, pois os colaboradores tendem a performar melhor quando sabem que seu trabalho é importante, que outras pessoas da empresa dependem disso e que os clientes contam esse esforço para atingir seus objetivos.
2. Defina alguém para liderar o processo
O projeto Black Friday precisa ter um dono ou dona. Com tempo, conhecimento e autonomia para gerenciar as diferentes áreas e ligar os sinais amarelos caso alguma ponta operacional não esteja dando a atenção adequada. Esse profissional ditará o ritmo do calendário de ações e garantirá que todo o processo aconteça conforme o planejado.
Estabeleça governança no processo e tomada de decisão: surgiu um imprevisto? Acontece, o projeto é longo, pois geralmente o planejamento se inicia lá entre julho e agosto. Para que outros profissionais não tomem decisões errôneas, é importante ter visibilidade dos responsáveis e áreas que tocarão o projeto a frente.
3. Clareza nas demandas e objetivos
Deixe extremamente alinhado o que precisa ser feito depois de cada reunião. Os dailys (reuniões diárias) são muito importantes na rotina de uma equipe remota, em meio à maior campanha feita por eles no ano.
Crie também um cronograma de ações, checklist e alinhe, juntamente com a meta, para o time todo. No seu planejamento, deixe claro poucos responsáveis por cada tarefa e um prazo (validado por cada responsável) para que tudo aconteça. Acompanhe as entregas, o time, as vendas.
Além disso, elabore um plano emergencial, que sane todas as dúvidas que possam surgir durante o período da Black Friday. Nele, coloque todas as medidas que serão tomadas nos diversos cenários possíveis, em curto, médio e longo prazo, de uma forma clara e sem margem para interpretações.
4. Black Friday requer autonomia
Incentive seus colaboradores a terem autonomia individual para tomarem suas próprias decisões, inclusive em momentos difíceis. Uma vez que sua equipe já possui independência, as tarefas serão realizadas com mais confiança e o projeto andará saudável e com mais fluidez. E, claro, gerenciar o próprio tempo e as tarefas do dia a dia é uma liberdade essencial, que gera muita motivação no colaborador.
5. Comunicação constante e efetiva
Mantenha canais de comunicação abertos e esteja sempre disponível para que colaboradores dialoguem quando necessário. Descubra qual plataforma online funciona melhor para sua equipe e defina a principal: WhatsApp, Slack, Google Chat, Discord, Google Hangouts Meet, E-mail, Skype, Messenger. São tantos canais funcionando ao mesmo tempo que qualquer um pode se perder.
Estabeleça os canais mais profissionais, a frequência de reuniões, o esforço e dedicação que cada time irá precisar em cada etapa do projeto. O combinado não sai caro. Nesse caso, sabendo quando e por onde cada um deve atuar, todo o fluxo ficará melhor.
Mantenha contato diariamente por meio dessas plataformas, bem como na hora da virada, quinta-feira à noite, onde estarão todos conectados para decolar anúncios, monitorar o site e acompanhar as metas.
E ainda: gere integração com a equipe como um todo, coloque a cultura de equipe em ação, desmistifique setores ou ilhas do seu time inteiro, para que um setor se comunique com facilidade com o outro, quando necessário.
6. Proximidade com a equipe em momentos de descontração
Momentos de tensão são normais e inevitáveis em uma data tão importante como a Black Friday. Para equilibrar e manter a equipe saudável, é imprescindível planejar e executar momentos de descompressão, que aliviem o estresse da rotina.
Torne o ambiente (mesmo que online) amigável. Faça interações não profissionais com o time. Promova cafés e happy hours para que conversem sobre outros temas e mantenham a comunicação. Traga-os para perto da cultura da empresa e de boas energias.
Por aqui, nós realizamos semanalmente webinars internos, nos quais alternadamente uma pessoa traz um tema diferente e todos participam. Entre os assuntos, falamos sobre viagens, arteterapia, música, aprendizados do dia a dia, entre outros.
Para a Black Friday, preparamos todo ano um kit de sobrevivência. Esse ano, o kit será enviado na casa de cada colaborador, com itens relacionados ao home office.
7. Cuidado com as horas extras
O home office também trouxe um ponto de atenção aos líderes: horas extras. Sem a rotina de entrada e saída da empresa, muitas pessoas iniciam sua jornada de trabalho sem hora para acabar. Em casa, com o fácil acesso ao computador, trabalham até tarde e até esquecem de parar pra comer. Além dos gastos para a empresa, também acarretam desgaste emocional e improdutividade aos colaboradores.
Em época de Black Friday, a demanda tende a aumentar e essa situação se agravar ainda mais. O ideal é orientar à todos que cumpram seus horários de trabalho de forma rotineira, como se estivessem presencialmente na empresa. Dessa forma, também facilita a comunicação entre a equipe, que pode fluir melhor com todos estiverem trabalhando ao mesmo tempo.
8. Não esqueça da comemoração remota
Não importa onde for: sempre reconheça um trabalho bem feito. Remotamente, por vezes nos esquecemos de exercer um gesto simples, mas que pode significar muito. Por isso, ao longo de todo o processo, agradeça, mande um e-mail, faça uma menção em algum lugar, faça com que os membros do seu time se sintam reconhecidos.
Com tudo andando bem, reconheça positivamente o esforço de cada área, e aproveite o impacto das vendas no seu negócio. É um momento único para quem trabalha com vendas online, e o ideal é que seja o melhor possível.
