É preciso conhecer as leis para fazer uma análise criteriosa dos documentos da empresa que podem ser destruídos.
Da redação
Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado representa redução de custos. É possível redimensionar a equipe, aproveitando áreas que poderão ser utilizadas para uma nova necessidade, ou rescindindo o contrato de locação em caso de aluguel do espaço.
Ocupar bem os espaços é uma necessidade de todas as empresas, em especial as de menor porte, como as micro, pequenas e médias, que em geral dispõem de menos recursos financeiros. Frequentemente se deparam com a necessidade de utilizar os espaços para atender o armazenamento de sua produção, materiais, estoques, arquivo, mobiliário, e equipamentos.
No Arquivo Central das empresas/instituições a guarda excessiva e desnecessária de documentos contribui para a ocupação desordenada do espaço. É comum verificar-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, o que certamente representa garantia de aumento de custos.
Uma das soluções para a redução deste volume de papéis e o automático aumento da capacidade de armazenamento é realizar a destruição segura, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.
Existem empresas especializadas nessa área, como a ACERVO, presente no mercado de Gestão de Documentos, que poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos de acordo com a legislação. Abaixo, confira a lista da de alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos sugeridas pela empresa:
1- É importante envolver a Assessoria Jurídica e solicitar a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos necessários sejam eliminados por falta de conhecimento do colaborador;
2- Elaborar uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) por departamento, definindo por quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado conforme a legislação;
3- Reunir a equipe e informar sobre qual é o objetivo da empresa, e dar orientações claras para seguir a TTD. Se algum documento não estiver relacionado, consultar a Assessoria Jurídica;
4- Definir com a equipe o melhor período para realizar a seleção dos documentos, de preferência pela manhã. É importante ressaltar que o trabalho realizado no sábado torna o processo inseguro; a experiência da ACERVO mostra que neste dia da semana o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;
5- Colocar tudo que for identificado como para destruir em caixas e colar etiquetas “para destruição”. cds, dvds e disquetes devem ser separados;
6- Chamar uma empresa especializada para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura. É possível, inclusive, que o CLIENTE acompanhe o trabalho, fotografando e filmando. Após a destruição é emitido um Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.
Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, sendo, também, uma contribuição inestimável para a preservação do Meio Ambiente.
